Las 8 preguntas y respuestas para elegir una solución de ERP adecuada para la empresa.

Con este cuestionario rápido y fácil puedes conocer que funcionalidades de ERP se adaptan de mejor manera a las necesidades de tu empresa

1.-¿Qué industria describe mejor a la empresa?

COMOLEGIR ERPTodas las empresas tienen necesidades y requisitos comunes para funciones específicas como es la contabilidad general, las cuentas por pagar, etc.; para ello, cualquier sistema contable competente que pueda analizar los saldos y créditos de la empresa será suficiente. Sin embargo, más allá de esas necesidades comunes, los requisitos de cada empresa comenzarán a variar considerablemente.  Por ejemplo: para una empresa de fabricación, las funciones que son un requisito necesario para su funcionamiento no serán iguales para una empresa de servicios profesionales.

Cada ERP se alineará mejor con industrias específicas o ‘verticales’, permitiendo que el ERP satisfaga un alto porcentaje de necesidades y requisitos de esa industria, mientras que sus ofertas a otras industrias probablemente sean insuficientes. Conocer el tipo de industria de la empresa permite que el proceso de selección de una o más soluciones ERP se mueva rápidamente, reduciendo el campo a soluciones de ERP relevantes que sirvan a cada empresa.

2.-¿Qué tipo de implementación requiere la empresa?

 La decisión sobre cómo implementar un nuevo ERP puede ser simple o no.Algunos sistemas ERP solo se ofrecen soluciones “en la nube” donde solo es necesario inscribirse para una suscripción y listo. Otros sistemas ERP son sistemas heredados, que la compañía necesita poseer, administrar y mantener; es decir, solo están disponibles en hardware. Unos pocos sistemas ERP ofrecen opciones de implementación, por lo que es primordial entender la preferencia de la empresa por el método de implementación, reduciendo la gama de sistemas ERP que se considerarán.

3.-¿Reemplazar el área de finanzas o implementar un sistema ERP completo?

Los sistemas de contabilidad, como su nombre lo indica, se enfocan exclusivamente en analizar los saldos y créditos de la empresa, y de esta manera producir estados financieros conciliados.

Los sistemas ERP ofrecen una gama mucho más amplia de subsistemas y funciones además de todos los sistemas contables, es decir, recursos humanos y nómina, presupuestos y previsiones, CRM, etc.

Por ello se debe considerar lo siguiente: Desde la perspectiva de la empresa: ¿Cuán amplia es la visión de proyecto? ¿Será un cambio en el departamento de Contabilidad, o un cambio total de la compañía?

4.-¿Ofrecer facilidades de uso para el área recursos humanos?

Elegir implementar un sistema ERP, dónde se incluya el módulo de Recursos Humanos, también significará determinar cómo los empleados interactuarán con el sistema. Se puede abrir el sistema al empleado con diferentes funciones a través de un portal web o colocando una actividad administrada dentro del área de recursos humanos; funciones tales como la actualización de información personal, agregar direcciones, nuevos colaboradores o modificar beneficios y deducciones de los empleados.

5.-¿Implementar un sistema automatizado para la el área de ventas?

ventas-indicadorExisten sistemas de contabilidad para registrar actividades cuando ocurren o poco después. Los sistemas ERP pueden ser mucho más proactivos cuando se integran con un sistema de automatización de fuerza de ventas.

Un componente de automatización de fuerza de ventas puede mejorar significativamente la productividad de la empresa; Pero ¿cómo se logra? Usando la automatización y los flujos de trabajo, analizando actividades históricas y saldos actuales de los equipos de ventas, generando mayor satisfacción y lealtad del cliente, menos errores y personal de ventas más productivo.

6.-¿Roles específicos para los empleados?

Los sistemas ERP generalmente ofrecen licencias de usuario con diferentes niveles de acceso, el usuario avanzado tiene pleno acceso a toda la información, un usuario empleado tiene acceso a sus propios registros personales y restringido a la demás información.

Algunos usuarios pueden realizar todas y cada una de las tareas, mientras que otros tienen acceso de “solo lectura”, ejecutando informes y consultas, pero sin poder interactuar con el sistema.Con el nuevo sistema ERP, la cantidad de acceso que se otorgará y la profundidad del acceso serán fundamentales para comprender el alcance y la amplitud del esfuerzo de implementación de un nuevo sistema.   

7.- ¿Un ERP adaptable en cualquier lugar?

erp cloudLas necesidades de una empresa multinacional pueden ser más desafiantes que las de una empresa que solo opera en un solo lugar. La estructura organizativa, los requisitos de impuestos y presentación de informes, las divisas, etc., deben acomodarse dentro del sistema ERP. Estas características no son opcionales, deben estar presentes para que la empresa funcione, y se debe tener en cuenta que no todos los ERP manejan estas opciones.

8.-¿Tamaño de la empresa?

Conocer el tamaño de la empresa, incluido el tamaño del personal, es muy útil para determinar el alcance general del proyecto, su duración y su complejidad.

• Una compañía pequeña, con una única ubicación y con pocos empleados, puede ser bien atendida con una solución local, administrando todo internamente.

• Una compañía grande y multinacional, con muchas ubicaciones y con muchos empleados, puede tener mejores resultados con un despliegue en la nube y acceso a Internet para todos

Ahora ya sabes qué tipo de ERP es el que más conviene a tu empresa, solo tienes que identificar las señales de que tu negocio está listo para adquirir una solución de gestión empresarial y descubrir los puntos clave en el proceso de evaluación y selección del ERP.

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